Ordu Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğüne gelen numuneler Numune Kabul Formu doldurularak teslim alınır. Form doldurulduktan sonra numune, numune kabul elemanı tarafından aşağıdaki şartlar göz önüne alınarak kontrol edilir ve uygun olması durumunda kabul edilir, aksi halde reddedilir. İlgili numune için Numune Red Formu doldurulup resmi yazı ile talep eden kişi ya da kuruluşa bildirilir.
Dış Ambalaj Kontrolü: Posta veya kargo yolu ile gönderilen numunelerin dış ambalajlarının kontrolüdür. Bu yolla gelen paketlerin içinde numune olduğu biliniyor ise ambalaj Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Birimi tarafından açılır. Ambalajda; kırık, çatlak, yırtık, delik, …vb. hasar bulunmamalıdır. Dış ambalaj üzerinde hasar mevcut ise bu hasarın iç ambalajı etkileyip etkilemediği kontrol edilir. Ambalaj açılırken ambalajın üzerindeki bilgilerin zarar görmemesine özen gösterilir. Dış ambalaj üzerinde bulunan ve analiz için gerekli olan bilgi var ise ve bu bilgiler zarar görmüş ise iç ambalaj kontrol edilerek eksik bilgilerin buradan temini sağlanır. Bu mümkün değil ise numuneyi gönderen bilgilendirilerek durum düzelene kadar numune bekletilir.
İç Ambalaj Kontrolü: Numunenin doğrudan temas ettiği bu ambalajlarda kırık, çatlak, delik, yırtık bulunmamalı, kavanozların kapaklarının sıkıca kapalı olması gerekmektedir. Özel istek numunelerinde, eğer yapılması istenilen analiz(ler) arasında mikrobiyolojik analizler mevcutsa ve numune orijinal ambalaj dışında bir ambalajda ise, analizin sıhhati açısından numunenin içine konduğu kabın steril olup olmadığı numune sahibine sorulur. Eğer steril değil ise numune sahibinin de uygun görüşü alınarak numune iade edilir. İç ambalaj üzerinde bilgi mevcut ise bu bilgilerin zarar görüp görmediği kontrol edilir. İç ambalaj üzerinde bulunan ve analiz için gerekli olan bilgi var ise ve bu bilgiler zarar görmüş ise dış ambalaj kontrol edilerek eksik bilgilerin buradan temini sağlanır. Bu mümkün değil ise numuneyi gönderen bilgilendirilerek durum düzelene kadar numune bekletilir. İç ambalajlar Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Birimi tarafından açılmaz.
Mühür Kontrolü: Tarım ve Orman İl Müdürlükleri tarafından resmi yolla Müdürlüğümüze gönderilen numunelerin Bakanlık logolu- cetvelli poşet içerisinde mühürlü ve mührünün bozulmamış olmasına dikkat edilir.
Sıcaklık Kontrolü: Laboratuvara gelen numunelerin sıcaklık kontrolleri Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Birimi çalışanları tarafından İnfrared termometre yardımıyla yapılır. Soğukta muhafaza edilmesi gereken (soğuk zinciri) numunelerin 0 ile +4ºC, dondurulmuş ürünlerin -18ºC veya daha düşük sıcaklıkta olması gerekmektedir. Oda sıcaklığında (+20ºC) ya da daha yüksek sıcaklıklarda muhafaza edilmesinde sakınca bulunmayan ve/veya sıcaklık hassasiyeti olmayan numunelerin de sıcaklık kontrolleri yapılarak, numunenin kabulünden sonra “Genel Numune Kayıt Defteri" ne kaydedilir. Sıcaklık ölçümü; numune kapalı ambalajda ise orijinal ambalajını bozmayacak şekilde veya numuneye zarar vermeyecek şekilde yüzey sıcaklığı ölçümü şeklinde yapılır. Belirtilen bu sıcaklık derecelerinde meydana gelebilecek sapmalar olması durumunda veya numune tutanaklarında belirtilen sıcaklıklar ile ölçülen sıcaklıklar arasında farklılıklar olması durumunda, yönetim ve analizin yapılacağı Laboratuvar birimine haberdar edilerek uygun görüş alındıktan sonra numune kabul edilir. Aksi takdirde numune kabul edilmeyerek iade edilir.
Miktar Kontrolü: Müdürlüğümüze gelen numunelerin istenilen analizlere yetecek miktarda ve sayıda olup olmadığı kontrol edilir. Denetim ve İhracat amaçlı olarak gelen numunelerin “Türk Gıda Kodeksi Yönetmeliği" nde belirtilen miktarlara uygun olması gerekir. Özel istek numunelerinde ilgili mevzuata göre değerlendirme yapılması istenirse mikrobiyolojik analizler için gerekli olan n5, n10 gibi değerlendirme kriterleri dikkate alınır. Analizler için gerekli minimum numune miktarları belirlenmiş olup her bir laboratuvara gidecek örneklerde sıvı için 250 mL ve katı örnekler için 250 gram, paçal olarak gelen ve laboratuvarda homojenize edilen numunelerde 250 gr'dır.
Analize Uygunluk Kontrolü: Analize alınacak numunelerin; dış bakı ile bozulmuş, bütünlüğünü kaybetmiş, kokuşmuş… vb. olmaması gerekir. Yapılan tüm bu kontrollere rağmen kapalı iç ambalajda bulunan numunelerin analiz sırasında açıldığında dış bakı ile anlaşılamayan ve analiz sonucunu etkileyecek kusurları tespit edildiğinde numuneyi gönderen bilgilendirilir ve iade edilir.