KAYSERİ GIDA KONTROL LABORATUVAR MÜDÜRLÜĞÜ
Numune Kabul ve Raporlama Birimi
Numune Kabul İle İlgili Genel Esaslar:
Numune, mesai saatleri içinde numune kabul personeli tarafından alınır.
Kayseri Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü'ne analiz talebi ile gelen numunelerin ilk kontrolleri, numune kabul personeli tarafından yapılır.
Numuneye ait evrakta imza ve mühür kontrolü yapılır.
Kayseri Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü'ne analiz talebi ile gelen numunelerde ilk önce numunelerin konduğu ambalaj materyallerinin kontrolü yapılır. Kutular (plastik, karton, strafor, vb.); tümüyle kapalı olmalı, kesinlikle delik bulunmamalıdır. Torbalar (şeffaf plastik torba, bez torba); ağızları muntazam şekilde kapatılmış olmalı, kesinlikle yırtık ve delik bulunmamalıdır. Cam kavanozlar; kesinlikle çatlak ve kırık olmamalı, kapağı tam olarak kapalı olmalıdır.
Mikrobiyolojik analiz istenen numunenin, orijinal ambalajında veya steril kapta olması şarttır.
Rutubet analizi istenen numunenin, orijinal ambalajında veya numunenin orijinal formunu etkilemeyecek bir ambalaj içinde getirilmesi gerekmektedir.
Analiz için gelen numune dondurulmuş ise, bu tip numunelerin kabulü sırasında dikkat edilecek husus, çözünmemiş olmasıdır. Ayrıca, et, süt, kanatlı ürünleri ve dondurulmuş gıdalar gibi riskli ürünlerde soğuk zincirin bozulmadan numunenin teslim alınması için infrared termometre ile sıcaklık ölçümü yapılır ve ölçüm sonucu Gıda Kontrol Laboratuvar Sistemi'ne kaydedilir.
Denetim, ihracat ve ithalat numuneleri, numune alma kriterleri doğrultusunda belirtilen miktarlarda kurumumuza ulaştırılmış olmalıdır.
Özel istek analizleri için gelen numune miktarının istenilen analizlere yetip yetmediğinin kontrolü yapılır. Yeterli miktar konusunda tereddüt olursa, numune kabul personeli, ilgili birim sorumlusu ile temasa geçerek numune miktarının yeterli olup olmayacağını doğrular.
Müşteri istediği durumlarda analiz tekrarı için ikincil numune kabul edilebilir. Analiz sonrası artan numuneler, ikincil numune yerine geçmez.
Analiz talebi ile gelen tüm numunelere ait evrakların okunaklı, matbaa harfleri ile yazılmış, anlaşılır olmasına, numuneyi tam olarak tanımlamasına dikkat edilir.
Yapılması istenilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediğinin ve Kayseri Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü'nde yapılabilirliğinin kontrolü yapılır. Analizlerin yapılabilirliği hakkında tereddüt oluştuğunda, ilgili birim sorumlusunun görüşü alınır. Eğer tereddüt giderilememişse, konu Müdür'e bildirilir.
Kurumumuza getirilen numunelerde istenen belgeler aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.
| Denetim | Resmi İstek | Özel İstek | İthalat-İhracaat | Şahit- Savcılıktan gelen |
Üst yazı | | | | | |
Numune alma Tutanağı | | | | | |
Numune etiketi | | | | | |
Özel istek Formu veya dilekçe | | | | | |
Ücret belgesi | | ✔
| | | |
Analiz için gelen numune yukarıda belirtilen durumlardan herhangi birini taşımıyor ise, Numune Ret Formu düzenlenerek numuneyi getiren kişiye verilir.
Özel istek numunelerinin analiz ücretleri yatırılmadan analize alınmaz. Gelen numuneler, analiz ücretleri yatırılıncaya kadar uygun şartlarda bekletilir. 48 saat sonunda ücreti yatırılmayan numuneler, Numune Ret Formu ile iade edilir.
Kargo ve posta aracığı ile gelen numunelere ait evraklara, kargo ya da postaya ait evraklar eklenir. Kargo ya da posta etiketi ilgili evrakın arka sayfasına yapıştırılarak numunenin kargodan ya da postadan teslim alındığı saat yazılır. Analiz ücreti tahsil edilene veya banka dekontu kurumumuza intikal edene kadar teslim alındığı şekli ile muhafaza edilir.
Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum/kuruluş/kişi, analiz ücretinin, Kayseri Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlüğü'nün veznesine ya da Döner Sermaye Saymanlığı'nın banka hesabına yatırıldığı, İlgili dekontun beyan edilmesi sonrasında numuneye ait analizlere başlanacağı konusunda bilgilendirilir.
Ayrıca kurumumuza numune getiren kurum/kuruluş/kişiler aşağıdaki hususları bilmeli ve özellikle dikkat etmelidir.
- Analiz ücretlerine %18 KDV eklenecektir. Akredite analiz ücretlerine %10 ilave yapılacaktır.
- Analizde başka bir analizden elde edilecek sonuçlar kullanılacak ise söz konusu analizlere ait ücretler de ayrıca tahsil edilecektir (rutubet, tuz, yağ).
- Enstrümental cihazlarla aynı anda birden fazla parametrenin sonuç olarak verilmesi durumunda analizden bir tek ücret alınır.
- Denetim ve izleme amacıyla mikrobiyolojik analizler için alınan numuneler Çarşamba gününe kadar laboratuvara teslim edilmelidir.
- Özel istek ve resmi istek numuneleri analiz ücreti ödenmeden analize alınmaz.
- Numune miktarı istenilen tüm analizlere yetecek kadar olmalıdır.
- Kargo ile numune gönderirken numune uygun koşullarda, yeterli miktarda ve gerekiyorsa soğuk zinciri bozulmadan laboratuvara ulaştırılmalıdır.
- Kargo ile gönderilen numunelerde analize başlanabilmesi için dilekçe formu ve ödeme dekontu numune ile gönderilmelidir.
- Analiz fiyatları Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından her yıl belirlenmekte olup güncel fiyat listesi Web sayfasında yayınlanmaktadır.
Numunelerin Saklama Koşulları, İadesi ve İmhası
Analizleri tamamlanmış tüm numuneler, analizden sonra kalan numuneler ve ilgili analizlerin yapılacağı birime gönderilene kadar dağıtımı yapılması için bekletilen numuneler, özelliklerine veya etiket bilgilerine göre dondurulmuş ürün derin dondurucuda, diğer ürünler ise buzdolabında veya oda sıcaklığında dolap içinde, analizin sonuçlandığı tarihten sonra 25 gün süreyle numune kabul tarafından muhafaza edilir.
İkincil numuneler, numune odasında ikincil numune için ayrılmış bölümlerde muhafaza edilir ve üzerindeki etikette belirtilen imha tarihinde imha edilir.
Eğer müşterinin analizden sonra kalan numunenin iade edilmesi talebi söz konusu olursa, özel istek numunelerinde dilekçede veya muayene ve analiz talep formunda, resmi istek numunelerinde üst yazıda ya da ekinde açıkça belirtilmelidir.
Analiz sonucu olumlu çıkan numuneler, numunenin laboratuvara geliş tarihinden itibaren numune kabul sorumluluğunda uygun şartlarda 25 gün süreyle muhafaza edilir.
Analiz sonucu olumsuz çıkan numuneler için talep edilmiş olsa bile, numunenin kalan kısmı iade edilmez.
Muhafaza süresi dolan numuneler için, eğer müşteri tarafından istenirse, Numune İade Tutanağı düzenlenerek kalan numune müşteriye teslim edilir.
Kurumdaki muhafaza süresini dolduran tüm numuneler ve iade talebi olmasına rağmen müşteri tarafından geri alınmamış numuneler imha edilir. Mikrobiyoloji laboratuvarından analizi yapılarak numune kabule iade edilmiş numuneler diğer laboratuvarlarda analize alınmayacaksa 25 günlük süreyi bekletmeksizin imha edilir.
İmha işlemi, Kurum Müdürü tarafından görevlendirilen, biri başkan olmak üzere en az 3 üyeden oluşan Numune İmha Komisyonu tarafından, Numune İmha Tutanağı düzenlenerek yapılır.