KAYSERİ GIDA KONTROL LABORATUVAR MÜDÜRLÜĞÜ

Numune Kabul ve Raporlama Birimi​

4.1.6. Numune Kabul İle İlgili Genel Esaslar:

Numune, NKRB personeli tarafından alınır.

KGKLM'ye analiz talebi ile gelen numunelerin ilk kontrolleri, NKRB personeli tarafından yapılır.

Denetim numuneleri il içinde Tarım ve Orman İl /İlçe Müdürlüğü'nün görevlendirdiği personelden; il dışı için kargo, posta, resmi görevli ve özel durumlarda Tarım ve Orman İl/İlçe Müdürlüğü'nün görevlendirdiği şahıslardan kabul edilir.

Resmi istek numuneleri görevlendirilmiş personelden veya kargo ve posta ile kabul edilir.

Özel istek numuneleri, posta, kargo veya şahıslar tarafından teslim edilir. Orijinal ambalajlı, üretici firması tarafından analizi yaptırılmak üzere getirilen numunelerde marka belirtilmesi talep ediliyor ise Özel Analiz Talep Formu'nda firma kaşesi yer almalıdır. Gerekli görüldüğü durumlarda “Marka Tescil Belgesi"  talep edilebilir.

Numuneye ait evrakta imza kontrolü yapılır.

KGKLM'ye gelen numunelerde ilk önce numunelerin konduğu ambalaj materyallerinin kontrolü yapılır. Kutular (plastik, karton, strafor vb.); tümüyle kapalı olmalı, kesinlikle delik bulunmamalıdır. Torbalar (şeffaf plastik torba, bez torba); ağızları muntazam şekilde kapatılmış olmalı, kesinlikle yırtık ve delik bulunmamalıdır. Cam kavanozlar; kesinlikle çatlak ve kırık olmamalı, kapağı tam olarak kapalı olmalıdır. Son tüketim tarihleri geçmemiş olmalıdır.

Mikrobiyolojik analiz istenen numunenin, orijinal ambalajında veya steril kapta olması ve ürün tipine uygun muhafaza sıcaklığında olması şarttır.

Rutubet analizi istenen numunenin, orijinal ambalajında veya numunenin orijinal formunu etkilemeyecek bir ambalaj içinde getirilmesi gerekmektedir.

Belirlenmiş şartlardan sapma olduğu müşteri tarafından kabul edilen bir ögede analiz sonuçlarının sağlıklı olamayacağı ancak müşterinin yine de analizin yapılmasını istediğinde laboratuvarımız hangi sonuçların sapmalardan etkilenebileceğini gösteren bir Feragat Beyanının raporda bulunacağı bilgisini müşteriye verir. Müşteri Özel Analiz Talep Formunun arkasına kendi el yazısı ile numunedeki sapmayı ve bu sapmanın analiz sonucunu etkileyeceği bilgisinin kendisine verildiğini ve bu şartlarda analiz yapılmasını kabul ettiğini ifade eden bir yazı yazar ve imzalar.NKRB görevlisi ilgili numuneyi GKLS sistemine tanımlarken açıklama kısmına ''Numune Kabul kriterlerini taşımadığı için müşteriden feragat beyanı alınmıştır'' ifadesi ile ilgili laboratuvara sevki yapılır.

Analiz için gönderildiği birimde, analiz raporu düzenlenirken değerlendirme kısmına raporu düzenleyen BS veya BS'nin yetkilendirdiği birim görevlisi ''Numune, numune kabul kriterlerini sağlamadığı ve bu sebeple sonuçlarda sapmalar olacağı hususunda müşteri bilgilendirilmesine rağmen müşterinin feragat beyanı imzalaması üzerine yapılan analiz sonuçlarındaki sapmalardan Laboratuvar Müdürlüğümüz sorumlu değildir'' ifadesine yer verir.

Feragat beyanı bulunan analiz taleplerinde, rapor müşteriye verilirken feragat beyanının ''Kontrolsüz Kopya'' kaşesi basılı bir nüshası rapora eklenerek müşteriye verilir. Beyanın aslı rapor eki olarak dosyalanır.

Analiz için gelen numune dondurulmuş ise, bu tip numunelerin kabulü sırasında dikkat edilecek husus, çözünmemiş olmasıdır. Ayrıca, et, süt, kanatlı ürünleri ve dondurulmuş gıdalar gibi riskli ürünlerde soğuk zincirin bozulmadan numunenin teslim alınması için infrared termometre ile sıcaklık ölçümü yapılır ve ölçüm sonucu GKLS'ye kaydedilir.

Denetim, ihracat ve ithalat numuneleri, numune alma kriterleri doğrultusunda belirtilen miktarlarda kurumumuza ulaştırılmış olmalıdır.

Özel istek analizleri için gelen numune miktarının istenilen analizlere yetip yetmediğinin kontrolü yapılır. Yeterli miktar konusunda tereddüt olursa, NKRB personeli, ilgili birim sorumlusu ile temasa geçerek numune miktarının yeterli olup olmayacağını doğrular.

Müşteri istediği durumlarda analiz tekrarı için ikincil numune kabul edilebilir. Analiz sonrası artan numuneler, ikincil numune yerine geçmez.

Analiz talebi ile gelen tüm numunelere ait evrakların okunaklı yazılmış, anlaşılır olmasına, numuneyi tam olarak tanımlamasına dikkat edilir.

Yapılması istenilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediğinin ve KGKLM'de yapılabilirliğinin kontrolü yapılır. Analizlerin yapılabilirliliği hakkında tereddüt oluştuğunda, ilgili birim sorumlusunun görüşü alınır. Eğer tereddüt giderilememişse, konu Müdür'e bildirilir.

Ayrıca Tarım ve Orman İl - İlçe Müdürlüğü tarafından teslim edilen numunelerde mühür kontrolü yapılır. Mührü bulunmayan hiçbir numune kabul edilmez. Diğer kamu kuruluşlarından gelen numunelerde kendi kuruluşlarına ait özel mühürler bulunabilir.

Tarım ve Orman İl - İlçe Müdürlükleri ve resmi istekler haricinde gelen numuneler için, Özel Analiz Talep Formu doldurulur. Numuneyi kurumumuza getiren müşterinin numuneyi tanımlayan, istenilen analizlerin bulunduğu kurum, kuruluş, işletme veya kişilere ait antetli veya antetsiz bir dilekçesi de bu amaçla yeterlidir. Dilekçeye ilave Özel Analiz Talep Formu düzenlemek birimin tercihidir.

Analiz için gelen numune yukarıda belirtilen durumlardan herhangi birini taşımıyor ise, Numune Ret Tutanağı düzenlenerek reddedilir.

Müşterilerin talep yazılarında istekler, anlaşılır biçimde ifade edilmiş ve imzalanmış olmalıdır. Eğer anlaşılmayan bir ifade mevcut ise laboratuvar faaliyetleri başlamadan müşteri ile görüşülerek anlaşmazlık giderilir. Talep yazısı posta, kargo vasıtası ile gelmişse müşteriyle telefon görüşmesi yapılarak anlaşmazlık giderilir ve talebin yazılı olarak da bildirilmesi müşteriden istenir. Sözleşmelerden olası sapmalar müşteriye yazılı olarak bildirilir.

Müşteri talep ederse Özel Analiz Talep Formunun ''Kontrolsüz Kopya'' basılı bir nüshası müşteriye verilir.

Özel Analiz Talep Formu/ dilekçe/üst yazı taranarak EBYS'ye gelen evrak olarak kaydedilmesi ve Müdür'ün ilgili birime yazıyı sevk etmesi ile sözleşme gerçekleşmiş olur. Sözleşmede belirtilen hususların takibinden NKRB sorumludur.

Özel istek numuneleri analiz ücretleri yatırılmadan analize alınmaz. Gelen numuneler, analiz ücretleri yatırılıncaya kadar uygun şartlarda bekletilir. 48 saat sonunda ücreti yatırılmayan numuneler, Numune Ret Tutanağı ile imha edilir.

Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum/kuruluş/kişi, analiz ücretinin, KGKLM'nin veznesine ya da Döner Sermaye Saymanlığı'nın banka hesabına yatırıldığı, ilgili dekontun beyan edilmesi sonrasında numuneye ait analizlere başlanacağı konusunda bilgilendirilir.

4.2. Analiz Ücreti Hesaplanması, Tahsili ve Evrak Kaydı:

Kurumumuza gelen numunelerin formasyona uygun ambalaj ve sıcaklık muayenesinin yapılması sonrası analiz ücretlerinin tespit edilerek tahsil edilmesi ve evrak kaydı aşağıdaki gibi yapılır;

Numune, kabul edildikten sonra NKRB tarafından aşağıdaki tablo incelenerek, analiz ücretinin alınıp alınmayacağına karar verilir.

Talep edilen analizlerin ücretleri, her yılın başında Tarım ve Orman Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından belirlenerek kurumumuza gönderilen Birim Fiyat Listesi'nin kurumumuzda yapılan analizlere uygulanması sonucu oluşturulan Analiz Fiyat Listesi'nin NKRB Sorumlusu'nun kontrolü ve Müdür'ün onayı sonrasında Müdürlüğümüz internet sitesinde yayınlanır ve NKRB'de muhafaza edilir. NKRB'de bulunan Analiz Fiyat Listesinde; analizlerin hangi materyallerde yapılacağı ile birlikte metot/kaynak, numune kabul kriterleri, gerekli asgari numune miktarı, süre (iş günü), fiyat (TL) ve % 20 KDV eklenmiş ödenecek tutar bilgileri yer alır.

Özel İstek analizlerinde, istenilen analizlere göre analiz ücreti hesaplanır ve söz konusu forma ya da dilekçe üzerine yazılır.

Numuneyi getiren ilgili, numune analiz ücretini, dilekçe veya Özel Analiz Talep Formu ile birlikte vezneye yatırır. Vezne, Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Alındısı doldurarak ücreti tahsil eder ve mutemet alındısının bir nüshasını müşteriye verir. Ödeme bilgilerinin GKLS sistemine girişini yaparak Tahakkuk Fişi alındısını kendisi muhafaza eder. Vezne personeli, dilekçenin veya formun altında tarih, makbuz no, toplam analiz ücreti (KDV dahil) kısımlarını doldurur, paraflar ve numuneyi getiren ilgiliye verir.

İlgili kişi, analiz ücretini vezneye yatırdıktan sonra dilekçe ya da Özel Analiz Talep Formu'nu, NKRB'ye teslim eder.

Numunelerin posta veya kargo ile gelmesi durumunda analiz ücreti kurumun banka hesabına (KGKLM'nin Döner Sermaye banka hesabına) yatırılır. Ücretin yatırıldığını gösteren banka dekontu gelen numune evrakına ekli değil ise, KGKLM'ye bilgi verilir (faks/e-posta vb.). Döner Sermaye Saymanlığı banka hesap hareketlerinden tahsilatın kontrolünü yapar. Söz konusu analiz ücretleri kurum hesabına geçmiş ise, numune analize alınır.

Analiz ücreti ödenen numuneler dilekçe, üst yazı veya form ile NKRB tarafından Evrak Kayıt Birimi'ne kayıt edilmek üzere gönderilir.

Özel Analiz Talep Formu/ dilekçe/üst yazıya evrak numarası barkod sistemi ile verildikten sonra taranarak EBYS'ye gelen evrak olarak kaydedilmesi ve Müdür'ün ilgili birime yazıyı sevk etmesi ile sözleşme gerçekleşmiş olur. Sözleşmede belirtilen hususların takibinden NKRB sorumludur.